Şehir yaşamının yoğun temposu içinde bazen nereye yetişeceğimizi, zamanı nasıl yöneteceğimizi şaşırıyoruz değil mi? Oysa zamanı etkin yönetmek bu sorunların önüne geçebilecek tek çözüm. Dünya genelinde fark yaratan ve başarılarıyla gündeme gelen insanların hayatlarını baktığımızda hepsinin öne çıkan alışkanlıklarının başında zamanı doğru ve etkin yönetmek geliyor. Bu yazımızda zamanı daha iyi yönetmek için faydalı olacak beş tekniği Hemington Mag okurlarımız için derledik.
1- Not almak
Zamanı verimli kullanabilmek için en önemli ve klasik yöntemlerden biri not tutmak. Çok basit gibi görünse de bu yöntem hayat kurtarıyor. Ancak burada bahsettiğimiz masa başına oturup not almak değil. Kahvaltı yaparken, sabah yürüyüşünüz esnasında, spor yaparken, ufak kahve molalarında… Bunlar gibi küçük zamanları değerlendirerek aklınıza gelenleri telefonunuza, tabletinize not alabilir ya da ses kaydı yapabilirsiniz. Önemli olan işlerinizi planlamak için ayırdığınız zamanı da doğru kullanmak. Nasılsa unutmam deyip hafızamızda gereksiz yer işgal eden o kadar çok şey var ki. Üstelik bunlar birbiri üzerine eklendikçe çoğu zaman gözden kaçabiliyor. Eksiksiz bir yapılacaklar listesi hazırlayarak bunun önüne kolaylıkla geçebilirsiniz.
2- Verimli saatleri doğru kullanmak
Sabahın erken saatleri insan algısının en açık olduğu saatlerdir. Size en zor gelen ve zaman alacak işler için sabahın erken saatlerini tercih etmenizi öneriyor uzmanlar. Önce en zor olan işleri hallettiğinizde, kalan zamanınızda sabah saatlerine göre daha dolu olacak zihinle sizi daha az yoracak işlere konsantre olmanız kolaylaşıyor. İşlerinizi hallederken dikkatinizi dağıtabilecek unsurlara izin vermemek de etkili bir yöntem. Örneğin bir arkadaşınızdan e-mail ya da mesaj aldınız, üzerinde yoğunlaştığınız işle ilgili değilse kesinle yanıtlamayın ve işinize devam edin.
Biraz da özel olarak geliştirilmiş yöntemlerden bahsedelim:
3- Pomodoro Yöntemi
Pomodoro yöntemi; etkin bir zaman yönetimi yapabilmek için aslında gereksinim duyduğunuz iki unsur olduğunu söylüyor. İlki eksiksiz bir yapılacaklar listesini hazırlamak, ikincisi bu listedeki işlere ayıracağınız zamanı belirlemek. Bu yöntem çalışırken konsantrasyonunuzun bozulmaması için kendinize zaman ayırmanızın bir zorunluluk olduğunu savunuyor. Pomodoro yöntemi ana hatlarıyla 25 dakikalık kesintisiz çalışmanın ardından 5 dakikalık mola vermenizden ibaret. Ancak bu 25 dakika boyunca hiçbir dış etkenin sizin çalışmanıza engel olmaması gerekiyor. Yani işe başlamadan önce sosyal medya bildirimlerini, cep telefonunuzun sesini, e-mail bildirimlerinizi kapatmak vb. işinize ara vermenize neden olacak etmenleri ortadan kaldırmanız gerekiyor. 25 dakika kesintisiz çalıştıktan sonra vereceğiniz 5 dakikalık molada açık havaya çıkabilir, ihtiyaçlarınızı giderebilirsiniz. Kısa süreli bir çalışmanın ardından verilen 5 dakikalık molalar, zihninizin dinlenmesini sağlıyor ve yeni 25 dakikalık çalışma periyodunda üst düzey konsantrasyon sağlanmış oluyor.
Bu yöntemi deneyip size faydalı olduğunu görüyorsanız ve daha uzun süre dikkatiniz dağılmadan çalışabileceğinizi düşünüyorsanız çalışma süresini 50 dakikaya çıkarabilir. Akabinde 10 dakikalık aralar da verebilirsiniz.
4- Kanban Yöntemi
Kanban tekniği 1940’larda Toyota fabrikasındaki bir mühendis tarafından fabrika içindeki iş planını optimize etmek ve iş verimliliğini arttırmak amacıyla geliştirilmiş. Kanban Japonca tahta, tabela gibi anlamlara geliyor ve tekniğin özünde iki prensip bulunuyor: Görselleştirmek ve kategorize etmek. Kanban tekniği fikirler kafanızda karmaşık bir şekilde uçuşacağına, bunları not kağıtlarının üzerine yaz ve bir tahtaya yapışır diyor size. Bu yöntemi hayata geçirmek için bir tane mantar pano ya da tahta edinin. Bu panoyu 3 ana kategoriye ayırın: İlk kategorimiz iş listenizin olduğu “yapacaklarım”, ikincisi “yapıyor olduklarım”, üçüncüsü ise” yaptıklarım”.
“Yapıyor olduklarım“ alanı sınırlı olmalı, en fazla 3 tane iş yazabilirsiniz buraya. “Yaptıklarım” alanı ise en keyifli alan diyebiliriz. Biten işleri buraya yazmanız, bitirmenin verdiği rahatlama ve hazzı yaşamak için bulunuyor. Yapmış olduğunuz bitirdiğiniz işleri görsel olarak görmeniz, sizi motive eden ve bir sonraki işe geçmek için heyecanlandıran bir eylem oluyor. Bu şekilde başlanan işlerin yarım bırakılması önleniyor ve yapılması gereken hiçbir iş unutulmuyor.
5- Eisenhower Matrisi Yöntemi
İşe başlarken eğer bir öncelik sıranız yoksa, yapmakta olduğunuz iş sırasında konsantrasyonunuzun bozulması, gereksiz detaylarla çok fazla zaman kaybetmemiz gibi olası sorunlar çıkabiliyor maalesef. Tam da bu noktada ABD başkanlığını da yapmış başarılı bir isim olan David Eisenhower yeni bir teknik geliştirmiş. Kendi yoğun hayatında zamanını doğru ve etkin kullanmak için geliştirdiği bu yöntemin ana fikri Eisenhower’ın “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” sözüne dayanıyor ve oldukça kolay bir tekniği var: İşlerinizi 4 ana kategoriye ayırmak. Bu yöntem öncelik sırası belirlememiz yardımcı oluyor.
- Acil- Önemli: Öncelik sıranızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Bu kategoriye giren işler acil olarak çözülmesi gereken işlerdir. Diğer kategorilere giren tüm işlerinizi bırakarak, bu kategorideki işleri yapmaya başlamalısınız.
- Acil Değil- Önemli: Geleceğinizde gerçek fark yaratacağını düşündüğünüz uzun vadeli planlarınız, hayalleriniz gibi kendi isteklerinizle belirlediğiniz bir alandır. Örneğin; kitap yazmak, yüksek lisans yapmak, yabancı bir dil öğrenmek, bir enstrüman çalmayı öğrenmek gibi. Arka planda zamanınızın çoğunu ayırmanız gereken bölgedir.
- Önemli Değil- Acil: Bu kategorideki işler genelde iş arkadaşlarınızın ya da hayatınızdaki başka kişilerin kendileri için sizden rica ettikleri işlerdir. E-mailler, gelen telefonlar ve mesajlar da bu alandadır. Bu işleri biriktirip birkaçını aynı anda yapmak mantıklı bir çözüm olacaktır.
- Önemli Değil- Acil Değil: Bu işler “yapılmasa da olur” kategorisinde yer alıyor. Yapsanız iyi olabilir, ama yapmazsanız da yaşamınızda önemli bir etkiye sahip olmaz. Mümkünse bu işlere hiç vakit harcamayın. Gerçekten sizin için önemli olan ve listede en başa yazdığınız işleri hazırlayın.
Bu da ilginizi çekebilir: Başarılı Yöneticilerin Okuması Gereken Kitaplar